Cấp bản sao từ sổ gốc

5.1

Điều kiện thực hiện Thủ tục hành chính

Không

5.2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

Xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực, giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng

x

Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính hoặc là cha mẹ, vợ, chồng, anh chị em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính ( như văn bản ủy quyền được công chức hoặc chứng thực hợp lệ, giấy tờ chứng minh về mối quan hệ thân thích…)

x

5.3

Số lượng hồ sơ

Theo yêu cầu

5.4

Thời gian xử lý

Thời gian thực hiện trong ngày làm việc hoặc trong ngày làm việc tiếp theo nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15h (Trường hợp yêu cầu chứng thực số lượng lớn thì có thể được kéo dài thêm nhưng không quá 2 ngày làm việc hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực).

5.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả

5.6

Lệ phí

5.7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

a) Nếu nhận trực tiếp: xem xét tính hợp lệ và đầy đủ theo mục 5.2 của hồ sơ và chuyển phòng chuyên môn giải quyết

+ Nếu đầy đủ, lập Giấy biên nhận và hẹn ngày trả hồ sơ;

+ Ngược lại, phát phiếu hướng dẫn yêu cầu TCCD bổ sung tài liệu, thông tin cần thiết.

b) Nếu nhận qua bưu điện: Văn thư có trách nhiệm chuyển ngay văn bản đến phòng chuyên môn để xử lý;

c) Nếu nhận trực tuyến theo dịch vụ công mức độ 3 hoặc 4:

1. Nhận cảnh báo hồ sơ mới (trên hệ thống).

2. Tiếp nhận hồ sơ ( trên hệ thống)

3. Kiểm tra hồ sơ  (trên hệ thống)

4. Hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ (trên hệ thống)

5. Đối với trường hợp hướng dẫn bổ sung hoặc trả hồ sơ không đủ điều kiện (gửi thông báo trên hệ thống)

d) Nếu hồ sơ hợp lệ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả vào số theo dõi hồ sơ và phần mềm điện tử. Lập phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ chuyển phòng chuyên môn thẩm định thông qua hệ thống phần mềm trực tuyến

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ

Chậm nhất sau ½ ngày kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ

Thành phần hồ sơ theo mục 5.2

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả – mẫu số 02

Hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ – mẫu số 01

Sổ theo dõi hồ sơ – mẫu số 02

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ – mẫu số 04

B2

Thẩm định hồ sơ

1. Nội dung thẩm định:

a) Tính hợp pháp của hồ sơ;

  b) Căn cứ thẩm định: theo mục 5.8. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

2. Xử lý kết quả thẩm định

a) Trường hợp từ chối, hoặc cần bổ sung hoàn thiện, cán bộ thụ lý thông báo cho TCCD bằng văn bản và nêu rõ lý do thông qua hệ thống, trực tiếp hoặc qua SMS

b) TCCD có trách nhiệm bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo văn bản thông báo. Sau hai lần bổ sung, hồ sơ vẫn không đáp ứng được các điều kiện theo quy định thì Phòng Tư pháp có văn bản trả lời không giải quyết

C) Trường hợp hồ sơ đáp ứng yêu cầu, thực hiện bước tiếp theo

Cán bộ được phân công chuyên môn

Trong ngày

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ – mẫu số 04

B3

Dư thảo kết quả thực hiện thủ tục, kèm theo hồ sơ được thẩm định trình lãnh đạo phòng xem xét ký văn bản

Cán bộ được phân công chuyên môn

Trong ngày

Hồ sơ trình

B4

Phê duyệt:

– Nếu hồ sơ hợp lệ lãnh đạo phòng TP ký văn bản;

– Nếu không đồng ý: có thể sửa trực tiếp lên văn bản và chuyển cho đơn vị soạn thảo hoàn thiện

Lãnh đạo phòng TP

Trong ngày

    Bản sao 

B5

Tiếp nhận và chuyển kết quả về bộ phận TN&TKQ, cập nhật sổ theo dõi hồ sơ hoặc phần mềm. Thực hiện thu phí (nếu có) và trả kết quả theo đúng thời gian hẹn (trực tiếp hoặc qua đường bưu điện theo từng cấp độ giải quyết). Lưu hồ sơ theo dõi

Phòng chuyên môn

Bộ phận TN&TKQ

¼ ngày hoặc theo giấy hẹn

Sổ theo dõi hồ sơ giải quyết TTHC – mẫu số 02

Ghi chú:

Thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 3: Tiếp nhận hồ sơ trực tuyến và trả kết quả trực tiếp tại bộ phận một cửa. Các giao dịch trong quá trình xử lý hồ sơ và cung cấp dịch vụ được thực hiện trên môi trường mạng. Nộp lệ phí khi nhận kết quả TTHC tại bộ phận một cửa.

Dịch vụ công trực tuyến mức độ 4: Tiếp nhận hồ sơ trực tuyến và các giao dịch trong quá trình xử lý hồ sơ và cung cấp dịch vụ được thực hiện trên môi trường mạng, cho phép người sử dụng thanh toán lệ phí (nếu có) được thực hiện trực tuyến. Việc trả kết quả có thể được thực hiện trực tuyến, gửi trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công đến người sử dụng.

5.8

Cơ sở pháp lý

Luật Tổ chức Chính quyền địa phương;

Nghị định số 23/2015/NĐ–CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch.

Thông tư liên tịch số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp và quản lý và sử dụng phí chứng thực.

Quyết định số 1322/QĐ-UBND ngày 29/5/2017 của UBND tỉnh Thái Nguyên về việc công bố chuẩn hóa thủ tục hành chính lĩnh vực Bổ trợ Tư pháp, chứng thực thuộc phạm vi chức năng quản lý của sở Tư pháp tỉnh Thái Nguyên

TT

Tên Biểu mẫu

Các biểu mẫu theo quyết định 05/2016/QĐ-UBND ngày 19/01/2016 của UBND tỉnh Thái Nguyên

Các biểu mẫu khác (nếu có) trong quá trình thực hiện thủ tục và các văn bản pháp quy

TT

Hồ sơ lưu (bản sao)

Thành phần hồ sơ theo mục 5.2

Các biểu mẫu theo quyết định 05/2016/QĐ-UBND ngày 19/01/2016 của UBND tỉnh Thái Nguyên

Kết quả thực hiện thủ tục hành chính

Các biểu mẫu khác (nếu có) trong quá trình thực hiện thủ tục và các văn bản pháp quy

Hồ sơ được lưu tại phòng Tư pháp theo quy trình lưu trữ hồ sơ hiện hành